经理会议

   
    一、经理会议的基本特点
    1。经理会议就是具有经理身份的人研究和决定企业经营管理事宜的会议。
    2。落实董事会已确定的企业目标和方针,并通过具体的管理经营活动体现出来。
    3。经理会议受董事会议的控制,在不违背董事会所确定的目标和原则的前提下,有权决定和处理企业管理经营活动中所遇到的一切问题。
    4。一般由负责全面工作的经理以例会的形式召集。也可由任何一名经理或部门领导提议召开,研究决定公司的重要决策、工作部署、上报文件等重要工作。
    二、需要注意的问题
    与部门会议不同,经理会议的参加者是各个部门的经理,会议的内容往往是讨论、研究企业在经营管理方面的事务,是比部门会议高一个层次的会议,因此,提高经理会议的效率就更为重要。实际上,在前面“如何提高部门会议的效率”中提到的一些问题,如:会议时间的选择,会议冲突的化解等同样适用于提高经理会议的效率。当然,会议的参加者不同,会议的内容不同,提高会议效率的方法也就不同。
    会前
    会议的坐次:圆桌会议是解决问题并能让所有人享有均等与会权利的最佳方式。所以,如果有可能,可以考虑采用圆桌方式。
    如果参加会议的人较多(约9人~20人),可以使用u字形桌,这样最方便与会者沟通。 对于不得不使用长方形桌开会的人而言,主席最好坐在较长一边中间的位置。这样使得主席能接触到较多的人,也可使讨论重心集中。要巧妙地控制“好发言者”的说话时间,可让他们坐在主席两侧。让他们有较少的机会直视主席,可以减少其发言时间,增加其他人的发言机会。主席也有机会多注意其他发言者。
    2。开场白的准备
    好的开场白可以使会议很快步入轨道,是会议成功的基石。所以会议主席应在开会之前准备一个好的开场白。经理会议通常要就某些问题进行讨论,开场白应点明主题,主席可以根据下面的小知识来检查自己所设计的开场白。
    3。主席的开场白
    (1)清楚地将问题、讨论的目的与步骤向与会者陈述。
    (2)为与会者提供下列资料。a.问题产生的背景因素;b.目前的情况;c.一般所认为的起因;d.问题若无法解决则可能产生的后遗症;
    (3)寻求应对之策的难处。a.问题所触及的范围;b.已知的难处;c.应对之策所应符合的标准(金钱、时间、资源、政策等)。
    (4)指定会议记录人。
    (5)征求对议程安排的相关意见,使与会者对会议进程无异议。
    4。会议议程设计
    好的会议议程设计有助于讨论上轨道,也就是能在预定的时间内讨论相关议案细节。同时,好的议程设计可以避免讨论离题,系统地帮助与会者一步步达到目标。
    设计安排会议程首先要明确此次会议有多少个议题。如果是多个议题,要明确议题之间的相互关系,每个议题准备通过哪几个议程来实现;各议题在议程安排上是否有交叉重叠;各议程之间的转换和衔接等。
    总之,主席在开会之前,应做好会议的议程设计,并在开会之初向与会者阐明,征求与会者意见,使与会者对会议议程无异议。
    会中
    除了在部门会议中提到的“扮黑脸”者的重要性及意见冲突的化解外,在经理会议中还应注意以下几点。
    1。发言时间的分配
    研究表明,造成小型会议沟通不良的关键,在于时间分配不当。相反,效率较高的会议在时间分配上也较为均衡。
    由于经理会议是由各个部门的经理参加,人数相对来说不是很多,所以下面给出一个理想的6人会议的发言时间分配比例,以供参考。
    主席——25%;
    会议记录员——15%;
    v成员甲——15%;
    成员乙——15%;
    成员丙——15%;
    成员丁——15%。
    2。会议进度的掌握
    会议进度的掌握,向来被认为是主席的重大责任。如果会议进度掌握不好,则会议很难达到其预定目标,会议也就很难起到其应有的作用。如何有效地控制会议的进度呢?
    (1)控制发言时间。
    有太多的“饶舌者”可能会使讨论超过预定时间。这些人话虽多,内容却可能无关紧要或无重点。主席应观察哪些人有这种毛病,在请其发言时,要求尽可能简短扼要。
    发言者如重复已经说过的话,主席适当提醒或制止,因为时间控制不当,会降低会议效率。
    (2)在会中尽量减少与议题无关的争辩与讨论。
    (3)可以采取有声互动法和无声互动法控制会议进程。
    有声互动法:
    某些暗示性的话语或声调,可以鼓励发言者继续发言或暗示其该闭嘴了。通常面带微笑地说:“嗯”、“对!我了解”、“不错!继续讲”都是对发言者的正面回应。相反,如果面无表情地摇头,或是说:“哦!是这样吗?”就暗示发言者应该停下来,思考一下其论点。以上这些暗示性的话可以帮助主席巧妙地控制与会者的发言时间及内容。
    无声互动法:
    无声互动也是掌握会议进程的一种方法。主要包括:点头、转移视线、微笑、以目光暗示“继续讲”或“该闭嘴了”。
    其他肢体动作有:以手敲桌,暗示“说得好!”或“然后呢?” 而改变坐姿或跷腿则可用以暗示“快失去耐心了”以及感到挫折。
    适度地运用无声暗示法,对会议控制有显著的功效。
    3。结束会议
    许多会议常常超过原定的结束时间,而在与会者不得不离席的情况下,才草草结束,这实际上降低了会议的效率。因此,我们应注意以下几点:
    (1)预留出足够的时间做结语。
    一般来说,1小时的会议结语时间约为5分钟~7分钟,用以归纳总结以达成的共识及哪些议题可以留待下次讨论。之所以结语时间很重要,是要避免与会者忘记已讨论的事项,使会议前功尽弃。
    (2)准时结束会议。
    如果每次主席都能准时结束会议,久而久之,与会者自然能在预定时间内完成讨论的议案。

2013-07-28 来自 网友投稿,共 69 次阅读

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